Formulaire :Procès-verbal d'assemblée générale de copropriétaires

À quoi sert ce modèle de contrat ?

À la fin de chaque assemblée générale de copropriétaires, un procès-verbal doit être rédigé. Ce procès-verbal contient l'ensemble des résolutions prises lors de l'assemblée. Ces résolutions engageant l'ensemble des copropriétaires, ce document doit respecter un certain formalisme.

À noter : suite à l'entrée en vigueur de la loi Élan du 23 novembre 2018, les copropriétaires ont la possibilité de participer aux assemblées générales (AG) par visioconférence dès lors que les copropriétaires l'ont au préalable autorisé.

Face à la crise sanitaire, des mesures particulières ont été prises du 1er juin 2020 au 30 septembre 2021 (ordonnance n° 2020-595 du 20 mai 2020 modifiant l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020, puis prolongation par l'ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021). La loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022 prévoit quant à elle les mesures suivantes, applicables du 24 janvier au 31 juillet 2022 :

• un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote, à condition que le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n'excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires ;
• lorsque l'AG devant désigner le syndic n'a pu se tenir, les contrats de syndics et les mandats de conseillers syndicaux expirés entre le 1er janvier et le 15 février 2022 inclus sont automatiquement renouvelés jusqu'à la prochaine AG qui doit se tenir avant le 15 avril 2022 ;
• le syndic peut décider des moyens et supports techniques permettant à l'ensemble des copropriétaires de participer à l'assemblée générale :
  • par visioconférence, audioconférence (sans autorisation préalable nécessaire) ;
  • au moyen d'un vote par correspondance, qui peut être imposé après avis du conseil syndical si le recours à la visio/audioconférence est impossible, pour des raisons techniques ou matérielles. Le modèle de formulaire de vote par correspondance à joindre par l'organisateur de l'assemblée générale des copropriétaires à la convocation a été fixé par un arrêté du 2 juillet 2020.

Notice : Procès-verbal d'assemblée générale de copropriétaires

Pour être valable, un procès-verbal d'assemblée générale de copropriétaires doit toujours mentionner :

• pour chaque question inscrite à l'ordre du jour, la résolution adoptée, le nombre de voix favorables à cette résolution, le nombre de votes « contre », les noms des copropriétaires qui ont voté « contre » et le nombre d'abstentions ;
• les réserves qui ont été exprimées ;
• il doit également être classé dans un registre spécialement élaboré à cet effet ;
• il doit être signé par le président de la séance ainsi que par le secrétaire (cette fonction étant assurée par le syndic de copropriété) et le ou les scrutateurs ;
• il doit être envoyé à tous les copropriétaires par courrier recommandé avec accusé de réception ou par courrier électronique dans un délai de deux mois à compter de la date de l'assemblée. Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 prévoit que le syndic doit notamment mettre à disposition de l'ensemble des copropriétaire dans un espace en ligne sécurisé les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.

À noter : dès lors qu'il a voté en faveur de certaines décisions, un copropriétaire ne peut pas demander l'annulation d'une assemblée générale au motif de l'irrégularité de sa convocation. La demande d'annulation ne serait valable que s'il avait décidé de ne pas participer à l'assemblée générale ou de marquer son refus par un vote contraire à l'encontre de toutes les résolutions votées au cours de l'assemblée générale (Cass. 3e civ., 14 mars 2019, n° 18-10.379).

Bon à savoir : en cas de décès d'un copropriétaire, les convocations et les procès-verbaux des assemblées générales doivent être envoyés par le syndic au domicile du défunt tant que le transfert de propriété ne lui a pas été notifié. Après notification, ces documents doivent être envoyés non plus à l'adresse du défunt mais aux héritiers, faute de quoi ces derniers peuvent faire annuler l'assemblée générale.