La nomination d'un syndic est obligatoire dans toute copropriété.
Le syndic de copropriété, personne morale ou personne physique, peut être un syndic professionnel ou un syndic bénévole.
Il est régi par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et les articles 28 et suivants du décret du 17 mars 1967.
Syndic de copropriété : désignation
Selon la situation de la copropriété, le syndic de copropriété peut être désigné par :
- l'assemblée générale des copropriétaires qui est le mode de désignation le plus courant :
- l'assemblée générale élit son syndic à la majorité absolue, c'est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires (art. 25 loi 10 juillet 1965). Si la décision n'a pas pu être prise à la majorité de l'article 25 et si le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires lors du premier vote, il est procédé immédiatement à un second vote et l'assemblée se prononce alors à la majorité simple de l'article 24 (article 25-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 modifié par l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019). Dans les petites copropriétés dans lesquelles les voix du syndicat sont réparties entre deux copropriétaires, la décision est prise par le copropriétaire détenant au moins deux tiers des voix (article 41-16 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 issu de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété) ;
- pour que le vote soit validé, le syndic de copropriété a l'obligation de joindre son projet de contrat à l'ordre du jour ;
- pour les copropriétés dotées d'un conseil syndical, ce dernier a l'obligation de mettre en concurrence plusieurs contrats de syndic avant la tenue de l'assemblée générale amenée à se prononcer sur la désignation du syndic. Depuis le 1er juin 2020, la mise en concurrence doit être effectuée « en vue de l’information de l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel » (ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019), et non plus tous les 3 ans.
Bon à savoir : cependant, le fait que le conseil syndical n’ait pas respecté son obligation de mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic ne rend pas nulle la résolution désignant un syndic prise en assemblée générale (Cass. 3e civ., 3 juin 2021, n° 20-13.269).
À noter : pour faciliter la mise en concurrence des contrats, à compter du 1er janvier 2022, les syndics doivent annexer une fiche d’information à leur proposition de contrat. Un arrêté du 30 juillet 2021 fournit le modèle de fiche.
- le règlement de copropriété : lors de la création d'une copropriété, un syndic provisoire peut être nommé par le règlement de copropriété pour organiser l'élection du syndic permanent à la première assemblée générale ;
- voie judiciaire : si l'assemblée générale ne parvient pas à s'accorder sur le choix d'un syndic, ou en cas d'absence de syndic, tout copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire pour faire désigner un administrateur provisoire, chargé de convoquer l'assemblée générale pour une désignation.
L’article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (modifié par l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019) prévoit qu'en cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic :
- dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions : la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque ;
- dans le délai d'un mois : l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots dans un format téléchargeable et imprimable ;
- dans le délai de deux mois suivant l'expiration de ce dernier délai : l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture.
En raison de la crise sanitaire, la loi n° 2022-46 du 22 janvier 2022 prévoit que lorsque l’AG devant désigner le syndic n’a pu se tenir, les contrats de syndics expirés entre le 1er janvier et le 15 février 2022 inclus sont automatiquement renouvelés jusqu’à la prochaine AG qui doit se tenir avant le 15 avril 2022.
Les missions du syndic de copropriété
Depuis le 1er juin 2020, le syndic peut conclure avec le syndicat une convention portant sur des prestations de services autres que celles relevant de sa mission de syndic (conciergerie, gardiennage, services à la personne, garderie, etc.) après autorisation expresse de l'assemblée générale. Ces prestations ne peuvent pas figurer dans le contrat de syndic (article 18-1A II de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
Gestion administrative
Le syndic de copropriété assure le secrétariat de la copropriété. À ce titre, il tient à jour la liste des copropriétaires (état civil, adresse, lot détenu).
Il prépare l'ordre du jour des assemblées, et doit le faire en concertation avec le conseil syndical. Cependant, si l'ordre du jour n'est pas établi en concertation avec le conseil syndical, la loi ne prévoit pas de sanction et l'assemblée n'est pas annulée (arrêt du 1er décembre 2016 de la Cour de cassation). De plus, depuis le 1er juin 2020, dans les petites copropriétés (5 lots au plus), le syndic n'est pas tenu de constituer un conseil syndical (article 41-9 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, tel qu'issu de de l'ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété).
Il convoque l'assemblée générale au moins une fois par an. Il assure le secrétariat des séances des assemblées. Il tient à jour le carnet d'entretien de l'immeuble, en indiquant les travaux réalisés. Il a en charge la conservation des archives de la copropriété.
Bon à savoir : en cas de décès d’un copropriétaire, les convocations et les procès-verbaux des assemblées générales doivent être envoyés par le syndic au domicile du défunt tant que le transfert de propriété ne lui a pas été notifié. Après notification, ces documents doivent être envoyés non plus à l’adresse du défunt mais aux héritiers, faute de quoi ces derniers peuvent faire annuler l’assemblée générale.
Le syndic est tenu de proposer (sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité absolue) un extranet dans lequel sont mis à disposition les documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots gérés. Cet extranet est géré par le syndic. Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 détermine la liste minimale des documents devant être mis à disposition de l'ensemble des copropriétaires (règlement de copropriété, carnet d'entretien, etc.), des copropriétaires individuellement (avis d'appel de fonds, montant fonds de travaux, etc.) et des membres du conseil syndical (balance générale des comptes, liste de tous les copropriétaires, etc.). L'extranet doit être actualisé au moins 1 fois par an, dans les 3 mois précédant l'assemblé générale annuelle (décret n° 2019-650 du 27 juin 2019).
Important : une assemblée générale de copropriétaires ne peut désigner qu’un seul président (Cass. 3e civ., 22 mars 2018, n° 16‑27.481).
Bon à savoir : le syndic doit afficher la date de la prochaine assemblée générale ainsi que la possibilité qui est offerte aux copropriétaires de demander l'inscription de questions à l'ordre du jour (décret n° 2019-650 du 27 juin 2019).
Depuis le er janvier 2022, le syndic a l'obligation d'informer les copropriétaires des règles locales applicables en matière de tri sélectif des ordures ménagères et des modalités d'accès aux déchetteries dont dépend la copropriété. Ces renseignements doivent être affichés de manière visible dans les espaces affectés à la dépose des ordures ménagères et être transmis au moins une fois par an aux locataires occupants et copropriétaires (loi n° 2020-105 du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l'économie circulaire).
De plus, depuis décembre 2022, les syndics ont l'obligation d'informer chaque copropriétaire et locataire de la qualité de l'eau du robinet, et de leur fournir la facture d'eau, lorsque le contrat de fourniture d'eau n'est pas individualisé.
Gestion financière
Le syndic de copropriété tient la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Il tient le compte bancaire séparé du syndicat des copropriétaires. Il assure le recouvrement des charges.
Il soumet au vote de l'assemblée générale la constitution de provisions pour financer les travaux d'entretien des parties communes. Il élabore le budget prévisionnel. Il rend compte de sa gestion chaque année devant l'assemblée générale.
À noter : le syndic de copropriété ne peut pas alimenter le compte du syndicat des copropriétaires avec ses propres deniers. Cette interdiction s'applique même si l'avance de fonds a pour but de financer des travaux urgents. La violation de cette interdiction constitue une faute de la part du syndic sanctionnée par la non-restitution de la somme avancée (Cass. 3e civ., 4 juillet 2019, n° 17-27.743).
Exécution des décisions et entretien de l'immeuble
Le syndic de copropriété assure l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'assemblée générale.
De plus, il assure l'entretien, la conservation et la sauvegarde de l'immeuble en :
- faisant réaliser les réparations courantes et les travaux urgents ;
- veillant à l'approvisionnement en combustible, eau, électricité, gaz, etc. ;
- gérant le personnel de l'immeuble ;
- souscrivant les contrats d'assurance.
Enfin, il représente le syndicat des copropriétaires en justice.
À noter : le syndicat des copropriétaires ou toute autre personne ayant qualité pour agir ne peut engager la responsabilité du syndic que s'il est prouvé qu'il a commis une faute dans l'exercice de son mandat (Cass. 3e civ., 6 février 2020, n° 18-22.788).
Bon à savoir : la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, dite loi Élan, apporte des précisions concernant la propriété des colonnes montantes électriques et les travaux qui y incombent. Sauf opposition des copropriétés, ces colonnes montantes sont intégrées au réseau public de distribution d'électricité dans un délai de 2 ans à compter de la promulgation de la loi. Le coût de leur rénovation est donc à la charge du gestionnaire de réseau. En cas de rénovations urgentes nécessaires, les copropriétés peuvent envoyer une notification au gestionnaire de réseau. Les colonnes montantes mises en service à compter de la publication de la loi appartiennent directement au réseau public de distribution d'électricité.
Caractéristiques de ce syndic professionnel
Obligations
Tout syndic professionnel doit être titulaire d'une carte professionnelle portant la mention gestion immobilière, délivrée par la chambre de commerce et d'industrie (par la préfecture avant le 1er juillet 2015).
Le syndic professionnel doit justifier d'une garantie financière. Le syndic professionnel doit souscrire une assurance qui couvre sa responsabilité professionnelle.
Avantages et inconvénients du choix d'un syndic professionnel
Avantages
Les principaux avantages sont les suivants :
- une connaissance de la gestion immobilière ;
- une garantie financière ;
- une assurance professionnelle.
Inconvénients
Les inconvénients d'un syndic professionnel sont :
- des coûts de gestion supérieurs à un syndic bénévole ;
- un temps de gestion limité ;
- une corrélation entre travaux et honoraires.
Responsabilité du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété est responsable des fautes qu'il commet dans l'exécution de sa mission à l'égard des copropriétaires :
- le syndic de copropriété est responsable de ses erreurs, négligences ou omissions ;
- il lui appartient de gérer la copropriété « raisonnablement » ;
- de plus, il peut être pénalement responsable s'il commet un délit concernant la gestion de la copropriété.
Depuis le 1er juin 2020, le président du conseil syndical sur délégation de l’assemblée générale des copropriétaires peut agir à l’encontre du syndic en cours de mandat pour inertie ou carence du syndic (article 15 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).
En l’absence de conseil syndical, l’action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.
Bon à savoir : quand elle approuve la gestion du syndic, l'assemblée générale accorde son quitus, ce qui décharge le syndic de toute responsabilité vis-à-vis de la copropriété. Le quitus atteste que le syndic de copropriété a accompli correctement sa mission.
À noter : le syndic a l'obligation de transmettre tout document demandé par le conseil syndical de l'immeuble. À défaut de remise de ces documents dans un délai d'un mois suivant la demande, une amende de 15 € par jour de retard est due par le syndic. Cette amende est imputée sur les honoraires du syndic (décret n° 2019-503 du 23 mai 2019). Les documents concernés sont la fiche synthétique, les pièces ou documents, correspondances ou registres liés à la gestion du syndic et à l'administration de la copropriété (procès-verbaux des assemblées générales annuelles appelées à connaître des comptes, par exemple – décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020).
Rémunération du syndic
En contrepartie de son travail, le syndic perçoit des honoraires dont le montant ou le mode de calcul est fixé dans le contrat de syndic.
Il perçoit :
- des honoraires de gestion courante : tenue de l'assemblée générale ordinaire, gestion courante de l'immeuble, etc. ;
- des honoraires pour prestations spécifiques : recouvrement des impayés, gestion des contentieux, organisation de réunions extraordinaires, etc. Ces prestations spécifiques sont limitativement énumérées par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 (à titre d'exemple, les frais de démission n'y figurent pas) ;
- des honoraires pour travaux de conservation et d'amélioration de l'immeuble, votés lors de la même AG que les travaux concernés.