Réunion incontournable en copropriété, l’assemblée générale des copropriétaires est un moment de prise de décision pour l’immeuble (travaux de rénovation, charges de copropriété, etc.). La présence de chaque propriétaire de lot est recommandée. En cas d’impossibilité, les copropriétaires peuvent être représentés.
L'assemblée générale : un organe décisionnel essentiel
L'assemblée générale de copropriété (AG) est la seule instance à décider pour la copropriété. Elle réunit l'ensemble des copropriétaires. Il existe 2 sortes d'assemblée :
- l'assemblée générale ordinaire, obligatoire une fois par an ;
- d’éventuelles assemblées générales extraordinaires supplémentaires.
L'organisation de l'assemblée générale
L’assemblée générale de copropriété s’organise en amont pour assurer la présence des copropriétaires (ou leur permettre d’être représentés) et pour définir l’ordre du jour.
La préparation
Convocation de l'AG
La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire par courrier recommandé avec avis de réception (ou remise contre signature), au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée.
La convocation doit contenir :
- le lieu, la date, l'heure de l’AG ;
- l'ordre du jour ;
- les modalités de consultation des pièces justifiant les charges ;
- tous les documents nécessaires à la compréhension des décisions à voter.
Ordre du jour
L'ordre du jour de l'assemblée générale de copropriété doit être rédigé avec précision, pour permettre un vote pour ou contre de chaque résolution. Seules les résolutions contenues dans l'ordre du jour sont soumises au vote.
Documents annexés
En fonction des questions posées à l'assemblée générale de copropriété, certains documents doivent être annexés à la convocation pour la prise de décision.
- Approbation des comptes :
- état financier de la copropriété et son compte de gestion général ;
- comparatif des comptes avec l’exercice précédent ;
- projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.
- Vote du budget prévisionnel :
- projet de budget et ses annexes ;
- comparatif avec le dernier budget prévisionnel voté.
- Travaux : si l'assemblée est appelée à approuver un contrat, présenter les conditions essentielles du contrat, un devis ou un marché pour la réalisation de travaux.
- Syndic :
- état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ;
- projet de résolution pour autoriser le syndic à introduire une demande en justice.
Les participants
Tous les copropriétaires sont tenus d’assister à l’assemblée générale de copropriété.
S'ils ne peuvent pas être présents, les copropriétaires peuvent donner mandat pour se faire représenter. Le choix du mandataire est libre, mais son vote engage le copropriétaire représenté.
Suite à la loi Élan n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, le régime du mandat a été modifié (article 22 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965) :
- un copropriétaire peut recevoir plus de 3 pouvoirs si le total des voix dont il dispose ne dépasse pas 10 %. Il peut également recevoir plus de 3 pouvoirs dans le cadre d'une assemblée générale d'un syndicat principal pour laquelle tous les mandants appartiennent à un même syndicat secondaire ;
- chacun des époux copropriétaires peut recevoir personnellement des pouvoirs ;
- le mandataire peut déléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat ;
- le syndic qui reçoit des mandats sans indication de mandataire ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu’il choisit ; il remet ces mandats en début d'assemblée au président du conseil syndical afin qu'il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote (décret n° 2019-650 du 27 juin 2019) ;
- certaines personnes ne peuvent pas recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire : le syndic, son conjoint, son partenaire lié à lui par un Pacs, son concubin, les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire.
Le déroulement de la séance
L’assemblée générale des copropriétaires se déroule en plusieurs étapes.
Les étapes clés
- La séance commence par la signature d’une feuille de présence
- L'assemblée générale de copropriété procède à l'élection de son président en début de séance, qui est chargé de vérifier la feuille de présence et la régularité des votes.
- Le vote des copropriétaires sur chacune des résolutions de l’ordre du jour.
- La remise du procès-verbal, rédigé par le syndic de copropriété (il peut être remis à chaque copropriétaire jusqu’à 8 jours après la séance).
Le processus de vote
L'assemblée générale de copropriété est l'occasion pour les copropriétaires de faire entendre leur voix en votant les décisions :
- Calcul des voix : chaque copropriétaire dispose d'un nombre de voix correspondant aux tantièmes de sa quote-part dans les parties communes. À chaque tantième correspond une voix.
- Les différentes majorités : il existe différentes règles de majorité selon la nature et l'importance des décisions à prendre (majorité simple ou majorité absolue).
Après l'assemblée générale
Le procès-verbal
Le syndic établit le procès-verbal de l'assemblée générale de copropriété. Ce document contient le texte de chaque question figurant à l'ordre du jour et le résultat de chaque vote.
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 prévoit que le syndic doit notamment mettre à disposition de l’ensemble des copropriétaire, dans un espace en ligne sécurisé, les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.
La contestation des décisions
Les personnes suivantes peuvent décider de contester les décisions de l'assemblée générale de copropriété :
- les copropriétaires opposés au vote de l'assemblée générale de copropriété ;
- les copropriétaires absents ;
- les copropriétaires non représentés.
Il faut saisir le tribunal judiciaire (ex-tribunal de grande instance). L'action en annulation nécessite le recours à un avocat. L'action doit être intentée par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal d'assemblée par le syndic.
Le syndic dispose d'un délai de 1 mois à compter de la tenue de l'assemblée générale pour notifier les décisions aux copropriétaires.
Les nouveautés et évolutions
Le vote peut désormais se faire par correspondance, avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Le vote électronique est également autorisé.
Lorsque les statuts l’autorisent, l’assemblée générale peut se tenir à distance. Le syndic de copropriété doit alors fournir un lien de connexion.
En conclusion, l’assemblée générale de copropriété est un moment clé pour le syndic et les copropriétaires. Elle vise à prendre toutes les décisions indispensables pour une gestion optimale de la copropriété.