Le syndic de copropriété doit tenir une comptabilité rigoureuse et présenter les comptes annuels aux copropriétaires. Explications.
Les principes fondamentaux de la comptabilité en copropriété
Toute copropriété nécessite une tenue comptable. Cette mission revient au syndic de copropriété (professionnel ou bénévole), qui tient une comptabilité d’engagement. Il saisit les opérations en temps réel dans un logiciel comptable (appels de fonds, dépenses diverses, etc.).
Pour une comptabilité en toute transparence, chaque copropriété doit disposer de ses propres comptes bancaires. Une nomenclature spécifique s’applique pour bien identifier les différentes lignes comptables.
Lors de l’assemblée générale des copropriétaires, le syndic de copropriété doit présenter les comptes annuels.
La tenue de la comptabilité de la copropriété
Organisation comptable, opérations courantes, la comptabilité d’une copropriété répond à des règles strictes.
Organisation comptable
Une comptabilité d’engagement
La comptabilité de la copropriété est assurée par le syndic. Depuis le 1er janvier 2007, la copropriété doit adopter une comptabilité d’engagement, c’est-à-dire une comptabilité dite « en partie double ». Autrement dit, toute opération comptable s’enregistre par une écriture en deux temps :
- au débit d’un compte ;
- au crédit d’un autre compte
Le montant du débit doit être égal au montant du crédit. Les charges et les produits sont enregistrés dès leur engagement, indépendamment de leur encaissement ou de leur décaissement.
Une distinction doit être faite entre :
- les charges et produits pour opérations courantes ;
- les charges et produits pour travaux et opérations exceptionnelles.
La liste des comptes
Le syndic doit tenir une liste des comptes numérotés et classés selon une nomenclature obligatoire.
Les comptes se divisent en 5 classes :
- Classe 1 : provisions, avances, subventions, emprunts ;
- Classe 4 : copropriétaires et tiers ;
- Classe 5 : comptes financiers ;
- Classe 6 : comptes de charges ;
- Classe 7 : comptes de produits.
Si la nomenclature comptable ne lui permet pas d’enregistrer distinctement toutes les opérations, le syndic peut créer des sous-comptes, obligatoirement rattachés au compte dont ils dépendent.
Les écritures comptables
Elles comportent des mentions obligatoires :
- libellé ;
- date et numéro de facture ;
- date et référence du paiement ;
- période de l’appel de fonds ;
- objet de l’appel de fonds.
Les opérations sont enregistrées TTC, mais il est recommandé de faire apparaître le taux et le montant de la TVA.
Les documents comptables
Ils sont tenus par le syndic et doivent contenir :
- le livre journal qui enregistre chronologiquement les opérations ;
- le grand livre des comptes du syndicat qui contient l’ensemble des comptes de la nomenclature comptable ;
- la balance des comptes qui présente de manière exhaustive l’ensemble des comptes.
Les charges courantes
Les charges courantes concernent les dépenses de fonctionnement et de conservation de l’immeuble. Il s’agit ainsi :
- des frais d’administration (honoraires du syndic, frais de recouvrement, etc.) ;
- des dépenses courantes de type eau, électricité, matériel, etc. ;
- des travaux de maintenance et d’entretien ;
- du salaire du personnel ;
- des impôts et taxes.
Elles se différencient des charges exceptionnelles qui concernent les travaux importants, les diagnostics, etc.
Les comptes de la copropriété
Les opérations comptables de la copropriété sont classées dans différents comptes pour un budget lisible avec une meilleure gestion financière.
Structure des comptes
- Depuis le 26 mars 2015, chaque syndicat de copropriété doit ouvrir un compte bancaire séparé à son nom. Les syndicats de copropriétaires de maximum 15 lots peuvent toutefois déroger à la règle. Mais le compte unique doit alors faire apparaître un sous-compte dans lequel apparaissent les versements et les prélèvements afférents à chaque syndicat.
- Dans tous les cas, les sommes versées au titre du fonds de travaux doivent faire l’objet d’un compte bancaire séparé. Celui-ci est obligatoire depuis 2017 et remplace la réserve spéciale pour travaux futurs non encore votés.
- Les syndicats de copropriétés ont la possibilité de souscrire un livret A. Depuis le 1er avril 2020, les syndicats de copropriétaires dont le nombre de lots est supérieur à 100 ont la possibilité de déposer jusqu’à 100 000 euros sur leur livret A (contre 76 500 euros avant cette date). Les copropriétés de plus petite taille continuent de pouvoir déposer jusqu’à 76 500 euros sur leur livret A (Décret n° 2020-93 du 05/02/2020 relatif au plafond du livret A applicable aux syndicats de copropriétaires).
La présentation des comptes
L’exercice comptable est d’une durée de 12 mois. À son terme, le syndic de copropriété doit remettre des documents aux copropriétaires dans un délai fixé par la loi.
Documents annuels
Une présentation des comptes en 5 tableaux est obligatoire :
- Annexe 1 : État financier après répartition à la clôture de l’exercice.
- Annexe 2 : Compte de gestion générale et budget prévisionnel.
- Annexe 3 : Compte de gestion pour opérations courantes de l’exercice clos et du budget prévisionnel de l’exercice.
- Annexe 4 : Compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnels.
- Annexe 5 : État des travaux et opérations exceptionnels non clôturés à la fin de l’exercice.
Communications aux copropriétaires
Les comptes sont communiqués lors de l’assemblée générale de copropriété annuelle. Ils doivent rester accessibles à tout moment par voie numérique ou en contactant le syndic de copropriété.
Le contrôle et l’approbation des comptes
Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice. Les comptes du syndicat des copropriétaires sont soumis à l’assemblée générale pour approbation au moins une fois par an, dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice.
Le syndicat des copropriétaires peut contester les comptes. La contestation doit être initiée dans un délai de deux mois. Les comptes sont alors révisés par le syndic de copropriété. Si aucun accord n’est trouvé, les copropriétaires peuvent intenter une action en justice.
En conclusion, une copropriété répond à des règles en matière de comptabilité. Le syndic de copropriété s’engage à une tenue de comptes répondant à plusieurs obligations légales. Ces comptes sont soumis à l’approbation du syndicat des copropriétaires, qui est en droit de les contester.