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Pour faire face aux dépenses nécessaires à la vie de la copropriété et de l'immeuble, le syndic procède à des appels de fonds auprès des copropriétaires. Ces derniers sont légalement tenus à une obligation de paiement des charges de copropriété. Les sommes appelées aux copropriétaires sont soit des provisions, soit des avances de trésorerie. Ces avances constituent des réserves remboursables. Explications.
Comprendre l'avance de trésorerie en copropriété
Définition et principes fondamentaux
Les avances sont définies par l'article 45-1 alinéa 2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
Les avances sont des fonds versés par les copropriétaires, généralement destinés à constituer des « réserves ».
L'avance est instituée :
- soit par le règlement de copropriété ;
- soit par une décision en assemblée générale.
Elle constitue donc une réserve d'argent, entre les mains du syndic, en vue de dépenses futures. Cette somme sert à assurer l’équilibre du budget de la copropriété. Le moment venu, l’avance permet de faire face aux frais imprévus sans impacter immédiatement les charges des copropriétaires.
Les avances sont à distinguer des provisions. Les provisions sont des sommes versées ou à verser en attente du solde définitif, qui résulte de l'approbation des comptes.
Il peut s'agir :
- de provisions du budget prévisionnel voté chaque année en assemblée générale (art. 14-1 de la loi du 10 juillet 1965) : elles sont destinées à payer les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble qui vont être réalisées dans l'année ;
- de provisions pour dépenses non comprises dans le budget prévisionnel (art. 44 du décret du 17 mars 1967) : ce sont par exemple les dépenses pour travaux de conservation et d'entretien de l'immeuble autres que ceux de maintenance, les dépenses pour travaux portant sur les éléments d'équipements communs autres que ceux de maintenance, les dépenses pour travaux d'amélioration, etc.
Les différentes catégories d'avances de trésorerie
Les avances permanentes visent à assurer la continuité des services et l'entretien régulier de l'immeuble.
Par exemple, l’avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété est une avance permanente. En effet, le règlement de copropriété peut contenir une clause prévoyant le versement d'une avance de trésorerie par les copropriétaires. Cette clause en fixe les modalités. Si le règlement de copropriété ne prévoit pas une telle clause, les copropriétaires peuvent décider, par vote à la double majorité de l'article 26, d'instaurer cette avance de trésorerie en modifiant le règlement de copropriété. Cette avance permet au syndic de disposer d'une réserve d'argent pour faire face à des dépenses en cas d'imprévu ou d'impayé. Elle ne doit pas dépasser 1/6e du montant du budget prévisionnel.
De leur côté, les avances exceptionnelles sont destinées à financer des travaux ou des dépenses imprévues qui nécessitent des fonds supplémentaires.
Ainsi, l’avance dans le cadre du plan pluriannuel de travaux fait partie des avances exceptionnelles. Elle vient financer les travaux prévus sur une période de 10 ans dans le plan pluriannuel de travaux, voté en assemblée générale. L’avance constituée par les provisions spéciales fait également partie des avances exceptionnelles.
En outre, lors de sa première désignation et au moins tous les 3 ans, le syndic soumet au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales pour les travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs. Le vote de cette avance s'effectue à la majorité absolue de l'article 25. Attention, il n’inclut pas la décision de réaliser les travaux projetés et ne concerne pas les travaux d'amélioration. Il doit s'agir uniquement :
- de travaux qui pourraient être nécessaires dans les 3 années à venir ;
- de travaux qui n'ont pas encore été décidés en assemblée générale mais qui vont s’imposer prochainement.
Le syndic appelle cette avance qui permet à chaque copropriétaire d'épargner et de préfinancer les futurs travaux avec un étalement sur 3 ans.
Cadre légal et mise en œuvre de l'avance de trésorerie
Les obligations réglementaires
L'avance de trésorerie en copropriété, régie par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application du 17 mars 1967, est une avance remboursable non déductible fiscalement. Tous les copropriétaires y contribuent proportionnellement à leurs tantièmes, sauf disposition contraire du règlement de copropriété.
Le processus décisionnel de l'avance de trésorerie
L'assemblée générale des copropriétaires statue sur la constitution de l'avance de trésorerie. Cette décision se prend à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, conformément à l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965. Si cette majorité n'est pas atteinte, un second vote à la majorité simple peut être organisé. Les modalités précises de ce vote sont généralement définies dans le règlement de copropriété. Les copropriétaires décident en assemblée générale du placement des fonds recueillis et de l'affectation des intérêts produits par ce placement (art. 35-1 du décret du 17 mars 1967).
Le financement et la gestion pratique de l'avance
Comme pour les provisions, les avances de trésorerie sont donc payées par chaque copropriétaire en fonction des tantièmes de parties communes que représentent les lots dont ils sont propriétaires dans l'immeuble.
La distinction entre « avances » et « provisions » est essentielle, car elle détermine les sommes remboursables ou non.
Seules les avances de trésorerie sont remboursables. Ainsi, lorsqu'un copropriétaire vend son lot de copropriété, le syndic rembourse, le jour de la vente, le montant des avances non utilisées qu'il a pu payer jusqu'alors. L'avance doit ensuite être reconstituée par l'acquéreur du lot.
Au quotidien, la gestion de l’avance est effectuée par le syndic, sous le contrôle du conseil syndical. Ces montants garantissent la disponibilité des fonds nécessaires aux dépenses qui surviennent dans la copropriété.
Risques et précautions à prendre dans la copropriété
Les points de vigilance pour les copropriétaires
En tant que copropriétaire, vérifiez que le montant de l’avance :
- respecte le règlement de copropriété ;
- est validé en assemblée générale à la majorité requise.
Contrôlez également son impact sur les comptes pour une gestion transparente.
La gestion des difficultés en cas d'avance de trésorerie
En cas d'impayés de charges, l'avance sert parfois de palliatif. Mais des procédures de recouvrement doivent tout de même être menées pour assurer la bonne santé financière de la copropriété. Si les difficultés persistent, le syndic peut proposer au copropriétaire qui ne paie pas ses charges un plan de redressement ou l’intervention d’un médiateur avant d’aller en justice.
En conclusion, l’avance de trésorerie en copropriété correspond à une réserve financière constituée par les copropriétaires pour anticiper les dépenses futures et pallier d'éventuels imprévus. Instituée par le règlement de copropriété ou par une décision de l’assemblée générale, elle se distingue des provisions par le fait qu’elle constitue un montant remboursable lors de la cession d'un lot.