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L'ordre du jour est le pivot de l'assemblée générale de copropriété. Il structure les débats, encadre les décisions et garantit le bon déroulement de la réunion. Découvrez comment il se construit, qui participe à son élaboration et quelles règles encadrent son inscription et sa modification.
La composition de l'ordre du jour
Les mentions obligatoires légales
Avec la convocation à l'assemblée générale, le syndic notifie à tous les copropriétaires la liste des points à étudier et des décisions à voter lors de l'AG. Ce document constitue l'ordre du jour de l'assemblée générale.
L'ordre du jour doit inclure des mentions obligatoires, telles que la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale. Il doit également préciser les résolutions soumises au vote, c’est-à-dire à délibération de l'AG (art. 9, décret n° 67-223 du 17 mars 1967) comme :
- l'approbation des comptes ;
- le vote du budget prévisionnel et le calendrier des travaux ;
- les provisions pour la mise en place de travaux dans l'immeuble ;
- l’examen du rapport du conseil syndical et l’élection ou renouvellement du mandat des membres ;
- la communication du quitus de gestion au syndic ;
- l’élection ou le renouvellement du mandat du syndic ;
- la détermination de mise en concurrence des marchés et contrats, etc.
Ces informations sont transmises aux copropriétaires au moins 21 jours avant la réunion, accompagnées des documents nécessaires (devis, projets de contrat, etc.).Le syndic doit convoquer l'assemblée générale par lettre recommandée.
Les points de gestion courante
L'ordre du jour joint à la convocation constitue le « programme » de la prochaine assemblée générale.
L'ordre du jour d'une assemblée générale ordinaire comprend généralement des résolutions liées à la gestion courante de la copropriété et de l'immeuble :
- l'administration des finances ;
- l'entretien des parties communes ;
- le respect des décisions de l'AG.
L'ordre du jour doit également aborder les points de gestion courante de l'immeuble, tels que l'approbation du budget prévisionnel, la gestion des assurances et les éventuels travaux de maintenance.
Les questions spéciales et travaux
Les résolutions relatives aux travaux ou aux questions spécifiques (comme la modification du règlement de copropriété) doivent figurer clairement dans l'ordre du jour.
Les questions spéciales et les travaux envisagés dans l'immeuble, tels que le ravalement de façade ou la réfection de la toiture, doivent faire l'objet de résolutions spécifiques inscrites à l'ordre du jour.
Par exemple, une résolution prévoyant des travaux de peinture ne peut pas être étendue à d'autres travaux sans dénaturer l'ordre du jour initial.
Les acteurs de son élaboration
Le rôle prépondérant du syndic
Le syndic est chargé de rédiger l'ordre du jour, en concertation avec le conseil syndical (art. 26, décret 17 mars 1967). Il perçoit des honoraires pour cette tâche, prévus dans son contrat. Bien que la loi n'impose pas de sanction en cas de défaut de concertation, une collaboration étroite est recommandée pour assurer la transparence et la légitimité des décisions prises en assemblée.
Le syndic intègre à l’ordre du jour les propositions des copropriétaires et les points relevant de sa gestion.
Les droits des copropriétaires
Les copropriétaires ont le droit de demander à mettre des questions à l'ordre du jour (art. 10, décret 17 mars 1967), dans le respect des règles précisées dans le paragraphe suivant.
Une décision ne peut pas être votée en assemblée générale si elle n'est pas inscrite à l'ordre du jour. Toutefois les copropriétaires peuvent, pendant l'AG, discuter et débattre de questions non inscrites à l'ordre du jour, mais sans prendre de décision (art. 13, décret du 17 mars 1967).
Les modalités d'inscription des questions
La procédure de demande d'inscription
Les copropriétaires qui souhaitent inscrire un point à l’ordre du jour de l’assemblée générale doivent adresser leur demande au syndic de copropriété par lettre recommandée avec accusé de réception ou courrier électronique recommandé. Il faut préciser l'objet de la demande et joindre les documents nécessaires (devis, projet de résolution, etc.). Le syndic est tenu d'inscrire la question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée, sans pouvoir juger de son opportunité.
Les délais à respecter
La convocation pour l’assemblée générale (AG) doit être adressée par le syndic aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date fixée.
Les demandes d'inscription de questions à l'ordre du jour doivent être reçues par le syndic dans un délai de 45 jours précédant la date de l'assemblée générale, pour permettre leur examen et leur intégration à l'ordre du jour. Si la demande arrive trop tard et que la convocation a déjà été envoyée, la question sera reportée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée.
Bon à savoir : Chaque copropriétaire dispose d’un nombre de voix proportionnel à sa quote-part dans la copropriété. Les décisions sont prises à la majorité des voix exprimées, conformément au règlement de la copropriété et toute demande doit être formulée par lettre ou par tout autre moyen prévu par le syndic.
Les conditions de recevabilité
Pour être recevables, les questions inscrites à l'ordre du jour doivent être claires, précises et conformes aux dispositions de la loi et du règlement de copropriété, afin de garantir la validité des décisions prises en assemblée générale. La demande doit être non équivoque.
Les recours et contestations possibles
Les motifs de contestation recevables
Une assemblée générale peut être contestée en cas d'irrégularité dans la convocation, l'ordre du jour ou le respect du règlement de copropriété. Par exemple, l'absence de mention obligatoire ou la mention tardive d'une question peut justifier une annulation devant un tribunal.
Un copropriétaire peut donc contester une décision d'assemblée générale s'il estime que l'ordre du jour ne respecte pas les dispositions légales ou réglementaires, ou s'il n'a pas été régulièrement convoqué.
La procédure de contestation
Seuls les copropriétaires opposants (voix contre la décision) ou défaillants peuvent contester. Un copropriétaire qui a voté pour une résolution rejetée est aussi considéré comme opposant. La contestation doit intervenir dans les 2 mois suivant la réception du procès-verbal de l’assemblée générale (AG), notifié par le syndic dans un délai d’1 mois après l’AG.
Le syndic doit respecter les formalités légales (convocation, ordre du jour, documents disponibles) pour garantir un vote éclairé. En cas de litige, le conseil syndical ou le président peut intervenir pour défendre les intérêts de la copropriété.
En conclusion, l'ordre du jour d'une assemblée générale de copropriété est un document essentiel qui encadre les débats et les décisions. Élaboré par le syndic en collaboration avec le conseil syndical, il doit respecter des règles strictes en matière de contenu, de délais et de procédures d'inscription. Les copropriétaires ont le droit de demander l'ajout de questions, mais ces demandes doivent être précises et respecter les délais impartis. En cas d'irrégularité, des recours sont possibles pour garantir le respect des droits de chacun et assurer une bonne gestion de la copropriété.