Le carnet d’entretien d’une copropriété détaille l’intégralité des travaux d’entretien et de maintenance qui y ont été réalisés. Pour être certain que la copropriété est correctement entretenue, il est essentiel de le mettre régulièrement à jour. Zoom sur les caractéristiques et le rôle de ce carnet d’entretien dans une copropriété !
Définition et rôle du carnet d’entretien en copropriété
Tout immeuble en copropriété doit avoir son carnet d’entretien régulièrement tenu. Ce document répertorie l’ensemble des données techniques relatives à la maintenance et aux travaux effectués dans l’immeuble.
Le concept du carnet d’entretien
Le carnet d’entretien est un outil conçu pour :
- les syndics de copropriété : en le consultant, ils peuvent vérifier si les travaux qu’ils souhaitent entreprendre ont déjà été effectués et voir quelles opérations d’entretien n’ont pas été réalisées depuis longtemps ;
- les copropriétaires ou futurs acquéreurs : la consultation de ce carnet peut fournir des informations importantes sur l’état du bâtiment. Tous les futurs copropriétaires qui en font la demande peuvent avoir accès à ce carnet en vertu de l’article 79 de la loi SRU du 13 décembre 2000.
Les obligations réglementaires
Depuis 2001, une modification de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que le carnet d’entretien doit obligatoirement être établi et mis à jour par le syndic. Cette obligation d’établissement et de mise à jour est valable aussi bien pour le syndic professionnel que pour le syndic non-professionnel.
- un syndic bénévole (l’un des copropriétaires gère la copropriété) ;
- ou un syndic coopératif (le conseil syndical ou les conseillers syndicaux se partagent les tâches de gestion).
Le carnet est consultable sur demande auprès du syndic par le candidat à l’achat d’un lot de copropriété ou par le bénéficiaire d’une promesse unilatérale de vente portant sur un lot de copropriété. De plus, une copie du carnet peut être fournie à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 prévoit d’ailleurs que le syndic doit mettre à disposition de l’ensemble des copropriétaires, dans un espace en ligne sécurisé, le carnet d’entretien de l’immeuble.
Objectifs et utilité
Le carnet sert de guide à toute personne ayant un intérêt particulier pour le suivi de l’immeuble.
Il garantit une meilleure traçabilité de l’entretien de l’immeuble, avec un suivi en temps réel de l’état de l’immeuble. Un carnet d’entretien régulièrement mis à jour :
- donne des informations précieuses sur les bâtiments de la copropriété ;
- apporte une plus grande transparence et un meilleur suivi dans la gestion de la copropriété ;
- permet aux futurs acquéreurs de consulter l’historique de la copropriété et de se faire une idée des charges qu’ils devront payer pour les dépenses de travaux à venir.
La valeur juridique
En cas de litige suite à la vente d’un lot de l’immeuble ou entre les copropriétaires sur les travaux d’entretien, le carnet sert de repère pour les parties. Il fixe les devoirs de chacun.
Lors des transactions, il figure parmi les documents à transmettre aux acquéreurs.
Contenu et structure du carnet d’entretien
Dans un carnet d’entretien, certaines mentions sont obligatoires et d’autres facultatives.
Les informations obligatoires
Pour que le carnet reste un outil efficace, certains éléments doivent impérativement y figurer, conformément au décret 2001-477 du 30 mai 2001 :
- l’adresse exacte de la copropriété, l’identité du syndicat de copropriété et toutes les références des contrats en cours souscrits par la copropriété ;
- l’avis d’échéance de ces contrats, y compris celui de l’assurance dommage-ouvrage, qui permet de couvrir la réparation de certains dommages faits aux bâtiments ;
- les échéances de tous les travaux d’entretien et d’amélioration (intervention énergétique ou autre) ;
- l’année de réalisation des travaux importants : ravalement de façade, projet de mise en conformité énergétique, projet de rénovation de l’ascenseur, changement de la chaudière, etc. ;
- toute autre information que l’assemblée générale ou les copropriétaires jugeraient utiles.
Les éléments facultatifs
Outre les mentions obligatoires, le carnet d’entretien peut également renseigner sur :
- les améliorations recommandées lors des assemblées générales par les copropriétaires ;
- les documents complémentaires utiles pour les copropriétaires.
Acteurs et responsabilités
Deux acteurs principaux interviennent dans la tenue et la gestion du carnet d’entretien : les syndics et les copropriétaires.
Le rôle du syndic
Le carnet d’entretien est établi, tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.
Si la copropriété comporte plusieurs bâtiments, un seul carnet d’entretien est prévu, mais le syndic doit ouvrir un chapitre par bâtiment.
En présence d’un ou plusieurs syndicats secondaires, le syndic doit tenir à jour un carnet d’entretien pour chacun d’entre eux. Dans ce cas, le syndic ouvre, dans le carnet du syndicat principal, un chapitre pour les parties communes à l’ensemble des syndicats.
Les droits des copropriétaires
Les copropriétaires ont le droit d’accéder :
- aux comptes de la copropriété ;
- au règlement de copropriété (ce règlement est un contrat établi entre les copropriétaires afin de déterminer l’organisation de la copropriété) ;
- et surtout aux informations contenues dans le carnet d’entretien.
Gestion et mise à jour
La fréquence des mises à jour
Le carnet d’entretien en copropriété doit être mis à jour tous les ans par le syndic. La loi prévoit des sanctions si le syndic ne respecte pas cette obligation.
Le suivi des modifications
En assemblée générale, les copropriétaires ont le droit de procéder au suivi des modifications apportées au carnet d’entretien par le syndic. Ils peuvent demander que certaines interventions soient spécialement mentionnées.
En conclusion, le carnet d’entretien est un document tenu par le syndic de copropriété. Il renseigne sur toutes les interventions et travaux de toute nature (rénovations ou autres) engagés dans l’immeuble pour son entretien. Dans cette mission, le syndic est contrôlé par le conseil syndical et par l’AG des copropriétaires.
Pour aller plus loin :
- 5 points essentiels à vérifier avant d’acheter en copropriété : découvrez-les vite !
- En cas de travaux urgents, reportez-vous sur notre astuce pour connaître les obligations du syndicat de copropriété.
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