L’assemblée générale de copropriété permet aux copropriétaires de prendre des décisions sur la gestion de l’immeuble. Cette réunion, encadrée par la loi, garantit un fonctionnement collectif structuré et transparent. Le syndic doit respecter des règles strictes pour convoquer les membres et assurer la tenue des votes. Comment se déroule une AG de copropriétaires ? Les réponses dans cet article.
Les obligations légales liées à la convocation et au déroulement de l’AG
L’organisation d’une assemblée générale de copropriétaires repose sur un cadre juridique strict qui définit ses modalités de convocation et de déroulement.
Chaque réunion doit respecter des délais précis et s’appuyer sur des documents réglementaires pour garantir la transparence des décisions. Le syndic, en tant que responsable légal, s’assure du respect de ces obligations et veille à l’application des textes en vigueur.
Le cadre juridique de l’assemblée générale (AG) de copropriété
Le cadre législatif de l’AG de copropriété repose principalement sur la loi du 10 juillet 1965 et son décret d’application du 17 mars 1967. Ces textes définissent les droits et les obligations des copropriétaires, ainsi que les règles de fonctionnement de l’assemblée. Ils précisent notamment les conditions de convocation, de quorum et de majorité pour l’adoption des résolutions.
Bon à savoir : Les décisions de l’assemblée générale sont adoptées selon plusieurs types de majorité, en fonction de leur nature :
- majorité simple (article 24 de la loi de 1965) : pour les décisions courantes (approbation des comptes, renouvellement du syndic) ;
- majorité absolue (article 25) : pour certaines décisions importantes (désignation d’un nouveau syndic, réalisation de travaux d’amélioration) ;
- double majorité (article 26) : pour des modifications substantielles de l’immeuble ;
- unanimité : pour les décisions impactant les droits fondamentaux des copropriétaires (changement de destination de l’immeuble, vente de parties communes).
Qui doit convoquer l’assemblée générale et dans quels délais ?
L’assemblée générale se tient au moins une fois par an. La convocation est à l’initiative du syndicat de copropriété ou, en cas de carence, des copropriétaires représentant au moins 25 % des tantièmes.
Cette convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l’AG par lettre recommandée avec accusé de réception. Le courrier est remis en main propre, ou selon tout autre moyen prévu par le règlement de copropriété. Il doit contenir plusieurs informations obligatoires :
- l’ordre du jour : établi par le syndic, il liste les points soumis au vote ;
- les documents annexes : projet de budget prévisionnel, devis de travaux, rapport du conseil syndical, etc ;
- les modalités de participation : lieu, date, heure, possibilité de voter à distance ou par procuration,...
Toute omission de ces formalités risque d’entraîner la nullité des décisions prises lors de l’AG.
Bon à savoir : L’AG suit un déroulé précis. Le président de séance, désigné parmi les copropriétaires, veille au respect des règles de procédure. Les débats permettent aux copropriétaires d’échanger sur les points inscrits à l’ordre du jour avant de procéder aux votes.
5 étapes clés pour organiser une assemblée générale de copropriété
Le cadre juridique fixe les règles de convocation et de tenue de l’AG. Pour assurer un déroulement efficace, chaque étape de l’organisation se prépare minutieusement.
Trouver le lieu de réunion et fixer une date adaptée
L’assemblée générale se tient dans un lieu accessible, dans un local suffisamment grand pour accueillir tous les protagonistes. Le choix de la salle doit tenir compte du nombre de copropriétaires et des équipements nécessaires, comme un système de vote électronique ou des moyens de projection.
De plus, la date et l'heure doivent être étudiées avec soin pour permettre le plus grand taux de présence possible.En cas d’impossibilité de se réunir physiquement, la loi autorise la tenue d’AG à distance. Une assemblée générale en visioconférence est une solution adaptée aux copropriétaires éloignés.
Élaborer l’ordre du jour avec les points essentiels
L’ordre du jour de l’AG détermine les sujets qui seront débattus. Il doit être préparé avec soin par le syndic, en concertation avec le conseil syndical.
Chaque copropriétaire est libre de proposer un point à inscrire à l’ordre du jour, à condition d’en faire la demande avant l’envoi des convocations. Les sujets abordés concernent généralement la gestion financière, les travaux de rénovation, l’élection du syndic ou la modification du règlement de copropriété.
Envoi des convocations dans les délais légaux
C'est au syndic de copropriétaires que revient la tâche de convoquer les protagonistes, soit de sa propre initiative, soit à la demande :
- du président du conseil syndical ;
- du quart des copropriétaires.
À noter : le conseil syndical a le pouvoir de convoquer l'assemblée générale par lui-même en l'absence de réaction du syndic 8 jours après sa demande. Le juge du tribunal judiciaire peut convoquer l'assemblée générale sur la demande du quart des copropriétaires.
Bon à savoir : S’il a voté en faveur de certaines décisions, un copropriétaire ne peut pas demander l'annulation d'une assemblée générale (AG) au motif de l'irrégularité de sa convocation. La demande d'annulation ne serait valable que s'il avait décidé de ne pas participer à l'AG ou de marquer son refus par un vote contraire à l'encontre de toutes les résolutions votées au cours de l’AG (Cass. 3e civ., 14 mars 2019, n° 18-10.379).
En cas de décès d’un copropriétaire, les convocations et les procès-verbaux des assemblées générales doivent être envoyés par le syndic au domicile du défunt, tant que le transfert de propriété ne lui a pas été notifié. Après notification, ces documents doivent être envoyés non plus à l’adresse du défunt mais aux héritiers, faute de quoi ces derniers peuvent faire annuler l’assemblée générale.
S’assurer du remplissage de la feuille de présence
La feuille de présence est tenue par le secrétaire de la séance (en général le syndic) et doit être remplie par les copropriétaires.
Des informations obligatoires doivent apparaître dans ce document :
- noms et adresses des copropriétaires ;
- nombre de voix de chacun.
Bon à savoir : l’article 17-1 A de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 (créé par la loi Élan n° 2018-1021 du 23 novembre 2018) permet la participation des copropriétaires à une assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils doivent en informer le syndic par tout moyen et trois jours au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale.
En cas de retard ou de départ anticipé, la feuille de présence doit mentionner l'heure d'arrivée des retardataires ainsi que l'heure de départ de ceux qui quittent la séance avant la fin. Une fois la feuille de présence remplie, on procède au comptage du nombre de voix présentes pour déterminer la base du vote.
À noter : de nombreux syndics refusent de communiquer la feuille de présence d’une assemblée générale à un copropriétaire au motif qu’elle contient des données personnelles (noms, prénoms, adresses des copropriétaires) et qu’à ce titre, sa transmission serait contraire au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cependant, la délivrance d’une copie de la feuille de présence est un droit pour tout copropriétaire (en limitant l’accès aux données mentionnées sur le document aux seuls copropriétaires intéressés). Par conséquent, le refus de transmettre une feuille de présence en s’appuyant sur le RGPD est illégal (rép. min. n° 17092, JO Sénat du 1er octobre 2020).
Rédiger le procès-verbal
À la fin de la séance, un procès-verbal retrace toutes les décisions prises en assemblée. Il doit être rédigé immédiatement après la réunion et signé par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs.
Ce document mentionne les résolutions adoptées, le résultat des votes et les éventuelles contestations. Il doit être envoyé aux copropriétaires dans un délai d’un mois.
Les opposants disposent ensuite d’un délai de deux mois pour contester devant le tribunal judiciaire une décision prise. Une rédaction précise du procès-verbal limite les litiges et assure une bonne application des décisions prises.
En conclusion, l’organisation d’une assemblée générale de copropriété demande rigueur et anticipation de la part du syndicat. Entre la convocation, la gestion des votes et la rédaction du procès-verbal, chaque étape doit être correctement exécutée pour garantir des décisions valides et applicables. "Un bon accord vaut mieux qu’un long procès" : une réunion bien préparée évite les contestations et favorise une gestion sereine de l’immeuble. Après tout, une copropriété bien administrée, c’est un peu comme un orchestre bien accordé : chacun joue sa partition, mais c’est l’harmonie qui fait la réussite !
3. Envoyez les convocations
Le syndic doit convoquer chaque propriétaire 21 jours minimum avant le début de la réunion en utilisant une ou plusieurs de ces méthodes :
- par lettre recommandée avec accusé de réception ;
- par fax avec récépissé ;
- par remise en main propre avec reçu ;
- par voie électronique.
Important : le délai minimum est de 21 jours, il arrive cependant que le règlement de copropriété exige un délai plus long. Lisez-le afin de vous en assurer.
Bon à savoir : depuis le 29 juin 2019, le syndic doit afficher la date de la prochaine assemblée générale ainsi que la possibilité qui est offerte aux copropriétaires de demander l'inscription de questions à l'ordre du jour (décret n° 2019-650 du 27 juin 2019).
4. Assurez-vous du remplissage de la feuille de présence
La feuille de présence est tenue par le secrétaire de la séance (en général le syndic) et doit être remplie par les copropriétaires.
Des informations obligatoires doivent apparaître :
- nom et adresses des copropriétaires ;
- nombre de voix de chacun.
Bon à savoir : l’article 17-1 A de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 (créé par la loi Élan n° 2018-1021 du 23 novembre 2018) permet la participation des copropriétaires à une assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification. Ils doivent en informer le syndic par tout moyen et trois jours au plus tard avant la réunion de l'assemblée générale.
Face à la crise sanitaire, l'ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 a posé, à compter du 1er juin 2020, plusieurs règles dérogatoires, et notamment :
- la possibilité pour le syndic de prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence ;
- la possibilité pour un mandataire de recevoir plus de trois délégations de vote, à condition que le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires ;
- la possibilité, pour le syndic, de décider des moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée générale par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique.
En cas de retard ou de départ anticipé, la feuille de présence doit mentionner l'heure d'arrivée des retardataires ainsi que l'heure de départ de ceux qui quittent la séance avant la fin. Une fois la feuille de présence remplie, on procède au comptage du nombre de voix présentes, afin de déterminer la base du vote.
À noter : de nombreux syndics refusent de communiquer la feuille de présence d’une assemblée générale à un copropriétaire en justifiant ce refus par le fait qu’il contient des données personnelles (noms, prénoms, adresses des copropriétaires) et qu’à ce titre, sa transmission serait contraire au Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cependant, la délivrance d’une copie de la feuille de présence est un droit pour tout copropriétaire (en limitant l’accès aux données mentionnées sur le document aux seuls copropriétaires intéressés). Par conséquent, le refus de transmettre une feuille de présence en s’appuyant sur le RGPD est illégal (rép. min. n° 17092, JO Sénat du 1er octobre 2020).
5. Ordre de déroulement de la séance
Une fois la feuille de présence remplie, la réunion peut commencer, dans l'ordre suivant :
- Élection du président de séance : les copropriétaires élisent un président de séance à la majorité simple. Le président de séance ne peut pas être un représentant du syndic.
- Énoncé des sujets : le président énonce les sujets discutés, chacun a le droit de poser des questions et de suggérer des solutions.
- Vote des décisions : les décisions sont votées à l'aide de scrutins déterminés par la loi. En l'absence de précision légale, on utilise la majorité simple.
- Établissement du procès-verbal : le syndic rédige un procès-verbal de séance, sur lequel il précise :
- les décisions votées ;
- le nombre de voix pour et contre ;
- le nom des opposants à une décision, si ces derniers le demandent.
Bon à savoir : l’article 17-1 A de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 autorise le vote par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Attention, les formulaires qui n’indiquent pas précisément le vote ou qui expriment une abstention sont considérés comme des votes défavorables. Sont également considérés comme défavorables les votes par correspondance portant sur des résolutions qui, à l'issue des débats en assemblée générale, ont évolué de manière substantielle. Le modèle de formulaire de vote par correspondance à joindre par l'organisateur de l'assemblée générale des copropriétaires à la convocation a été fixé par un arrêté du 2 juillet 2020.
Le président de séance signe le procès-verbal et le syndic doit l'afficher dans les parties communes.
Le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 prévoit que le syndic doit notamment mettre à disposition de l’ensemble des copropriétaires dans un espace en ligne sécurisé les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées.